Stand: 14.12.2025

Diese Datenschutzinformation erläutert, wie personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Anmeldung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen (Präsenz- und Online-Formate) verarbeitet werden.

1. Verantwortlicher

Arbeitsgemeinschaft Rechtsanwälte im Medizinrecht e. V.
Charles-Lindbergh-Str. 7
71034 Böblingen

Telefon: 0 70 31 / 95 05 50
Telefax: 0 70 31 / 95 05 55
E-Mail: info@medrecht.de
Internet: www.medrecht.de

2. Datenschutzbeauftragter

Sofern kein Datenschutzbeauftragter benannt ist, können Sie sich in allen Datenschutzangelegenheiten direkt an den Verantwortlichen wenden.

3. Kategorien personenbezogener Daten

• Anmeldung / Registrierung: Vor- und Nachname, ggf. akademischer Titel, E-Mail-Adresse, ggf. Institution/Kanzlei, ggf. Rechnungsanschrift.
• Veranstaltungsorganisation: Angaben zu Teilnahmeformaten (Präsenz/Online) und organisatorischen Optionen.
• Online-Teilnahme (Zoom): im Meeting angegebener Name (insbesondere Vollname), ggf. Teilnahmezeiten sowie technische Meeting-Metadaten.
• Teilnahmebescheinigung / Urkunde: Name, ggf. Titel, E-Mail-Adresse.
• Umfrage (optional): Feedback-Antworten; bei anonymer Umfrage ohne personenbezogene Identifikationsdaten.
• Foto-, Video- und Tonaufnahmen: Bild- und ggf. Tonaufnahmen von Teilnehmenden im Rahmen der Veranstaltung.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

4.1 Anmeldung, Organisation und Durchführung der Veranstaltung

Zweck: Organisation, Durchführung und Abwicklung der Veranstaltung sowie Kommunikation mit Teilnehmenden.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag/Vorvertrag) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).

4.2 Automatisierte E-Mails

Zweck: Versand einer automatischen Anmeldebestätigung sowie organisatorischer Informationen vor der Veranstaltung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

4.3 Veranstaltungswebseite

Zweck: Bereitstellung ergänzender Informationen über eine zugangsgeschützte Veranstaltungswebseite (allgemeiner Benutzer).
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4.4 Passwortgeschützte Teilnehmerliste

Zweck: Anzeige einer Teilnehmerübersicht für andere Teilnehmende der Veranstaltung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

4.5 Online-Teilnahme via Zoom

Zweck: Durchführung der Online-Übertragung sowie Zuordnung der Teilnehmenden.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

4.6 Teilnahmebescheinigungen / Urkunden

Zweck: Erstellung, Bereitstellung und Versand von Teilnahmebescheinigungen und Urkunden.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

4.7 Umfrage (optional)

Zweck: Evaluation und Qualitätsverbesserung der Veranstaltung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

4.8 Foto-, Video- und Tonaufnahmen

Zweck: Dokumentation der Veranstaltung sowie Öffentlichkeitsarbeit (z. B. Veröffentlichung auf der Veranstaltungswebseite, in sozialen Medien oder in Printmedien).
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

Foto-, Video- und Tonaufnahmen erfolgen ausschließlich auf Grundlage einer freiwilligen Einwilligung. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Im Falle eines Widerrufs werden betroffene Aufnahmen, soweit möglich, nicht weiter verwendet oder aus öffentlich zugänglichen Medien entfernt.

5. Auftragsverarbeiter

Zur technischen und organisatorischen Durchführung der Veranstaltung setzt der Verantwortliche folgenden Auftragsverarbeiter ein:

Visually More – Moritz Hafermaas
Hessische Str. 31
D-36179 Bebra

Der Auftragsverarbeiter übernimmt insbesondere folgende Leistungen:

• technische Gesamtbetreuung der Veranstaltung,
• Betrieb und Pflege der Veranstaltungswebseite,
• Durchführung der Anmeldung und Registrierung über Microsoft Forms,
• Verarbeitung und Verwaltung der Anmelde- und Teilnahmedaten,
• Organisation und technische Umsetzung der Online-Teilnahme (Zoom),
• Bereitstellung von Zugangs- und Teilnahmeinformationen,
• Erstellung und Versand von Teilnahmebescheinigungen und Urkunden.

6. Hosting

Das Hosting der Veranstaltungswebseite sowie die Speicherung der damit verbundenen Daten erfolgen über einen Reseller-Server des Auftragsverarbeiters.

Technischer Hosting-Dienstleister ist:

ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich
Inhaber: René Münnich
Hauptstraße 68
D-02742 Friedersdorf

Der Hosting-Dienstleister wird als Unterauftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO eingesetzt. Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich im Rahmen der Weisungen des Verantwortlichen und des beauftragten Auftragsverarbeiters.

7. Drittlandübermittlung

Bei Nutzung von Microsoft, Zoom oder Certifier kann eine Verarbeitung in Drittländern (z. B. USA) nicht ausgeschlossen werden. Die Übermittlung erfolgt auf Basis geeigneter Garantien, insbesondere der von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln.

8. Speicherdauer

• Anmeldedaten und Organisationsdaten: Löschung spätestens 6 Monate nach Abschluss der Veranstaltung.
• Teilnahmebescheinigungsdaten: Speicherung bis zu 24 Monate nach Ausstellung der Urkunde.
• Abrechnungsrelevante Daten: Aufbewahrung gemäß gesetzlicher Fristen (6 bzw. 10 Jahre).
• Foto-, Video- und Tonaufnahmen: Speicherung und Nutzung bis zum Widerruf der Einwilligung, soweit keine überwiegenden berechtigten Gründe oder gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Umfragedaten: Bei anonymer Umfrage ohne Personenbezug; andernfalls Löschung nach 12 Monaten.

9. Rechte der betroffenen Personen

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

10. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Die Bereitstellung bestimmter personenbezogener Daten (insbesondere Name und E-Mail-Adresse) ist für die Teilnahme an der Veranstaltung sowie für den Versand einer Teilnahmebescheinigung erforderlich.

Die Einwilligung in Foto-, Video- und Tonaufnahmen ist freiwillig und nicht Voraussetzung für die Teilnahme an der Veranstaltung.

11. Sicherheitshinweis

Zugangsdaten zu passwortgeschützten Bereichen sind vertraulich zu behandeln. Eine Weitergabe an unbefugte Dritte ist nicht gestattet.

12. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Wahrnehmung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an:
datenschutz@medrecht-tagung.de