Stand: 31.10.2026

Diese Datenschutzinformation betrifft die allgemeine E-Mail-Kommunikation rund um Veranstaltungen, Referierendenunterlagen und organisatorische Angelegenheiten. Spezielle Formularprozesse sind ergänzend auf den jeweiligen Unterseiten beschrieben.

1. Verantwortlicher

Arbeitsgemeinschaft Rechtsanwälte im Medizinrecht e. V.
Charles-Lindbergh-Str. 7
71034 Böblingen
Telefon: 07031 / 950550
Telefax: 07031 / 950555
E-Mail: info@medrecht.de
Internet: www.medrecht.de

Datenschutzanfragen richten Sie bitte an datenschutz@medrecht-tagung.de oder unmittelbar an den Verantwortlichen unter info@medrecht.de. Das Datenschutz-Funktionspostfach wird technisch durch den beauftragten externen Dienstleister betreut; Fragen und Betroffenenanliegen werden erforderlichenfalls zur Entscheidung an die Arbeitsgemeinschaft weitergeleitet.

2. Verarbeitete Daten und Zwecke

Bei eingehenden und ausgehenden E-Mails verarbeiten wir je nach Vorgang Namen, E-Mail-Adressen, Kommunikationsinhalte, Anhänge, gegebenenfalls Organisation/Kanzlei, Absprachen sowie erforderliche Übermittlungs- und Zustelldaten. Die Verarbeitung dient der Bearbeitung von Anfragen, der Veranstaltungsorganisation, der Kommunikation mit Referierenden und Teilnehmenden, der Bearbeitung von Supportfällen und der Dokumentation geschäftlicher Vorgänge.

3. Postfächer und externe Bearbeitung

Das Funktionspostfach info@medrecht-tagung.de wird über Microsoft 365 mit Exchange Online in einer vom externen Dienstleister Visually More betriebenen Umgebung bereitgestellt. Es wird operativ durch Visually More betreut; eingehende Nachrichten können dort beantwortet oder – soweit für die Bearbeitung erforderlich – an den Veranstalter unter info@medrecht.de weitergeleitet werden. Das Postfach des Veranstalters wird bei ALL-INKL betrieben.

Vortragsunterlagen können Referierende gesondert an vortrag@medrecht-tagung.de übermitteln. Dabei werden Nachrichten, Anhänge, Präsentationen sowie gegebenenfalls darin enthaltene personenbezogene Daten zur Vorbereitung, Durchführung und vereinbarten Nachbereitung der Veranstaltung verarbeitet. Unterlagen können für den technischen Veranstaltungsbetrieb auf Geräte von Visually More und die hierfür eingesetzten Speicher übertragen werden.

Auch die dienstliche Adresse hafermaas@visuallymore.de kann für Absprachen, den Austausch von Teilnehmerlisten und organisatorische Rückfragen im Rahmen des Auftrags genutzt werden. Soweit Visually More dagegen eigene Angebote, Rechnungen und Vertragsangelegenheiten bearbeitet, erfolgt dies in eigener Verantwortlichkeit des Dienstleisters und ist nicht Gegenstand dieser Datenschutzinformation.

4. Automatisch erzeugte Nachrichten

Für Anmeldungen, Online-Registrierungen, Benachrichtigungen, Mitgliedsanträge und die Beantragung eines Eintrags in die Anwaltssuche können Microsoft Forms und Power Automate automatisch Bestätigungsnachrichten versenden. Der Versand erfolgt über info@medrecht-tagung.de; für die interne Bearbeitung erhält der Veranstalter beziehungsweise die Vereinsgeschäftsstelle eine BCC-Kopie an info@medrecht.de. Die zweckbezogenen Angaben finden Sie unter Veranstaltungsteilnahme, Veranstaltungsbenachrichtigungen, Mitgliedsanträge und Anwaltssuche.

5. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt je nach Anlass nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag/Vorvertrag), lit. c (rechtliche Verpflichtung) oder lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der ordnungsgemäßen Kommunikation, Koordination und Dokumentation). Für ausdrücklich angeforderte freiwillige Werbenachrichten können eine gesonderte Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und gegebenenfalls zusätzliche wettbewerbsrechtliche Anforderungen maßgeblich sein.

Die Kontaktaufnahme per E-Mail ist grundsätzlich freiwillig. Wenn zur Bearbeitung eines konkreten Anliegens oder zur Abwicklung eines Vertrags Angaben erforderlich sind, kann die Bearbeitung ohne diese Angaben gegebenenfalls nicht erfolgen.

6. Empfänger und Sicherheit

Als externer technischer und organisatorischer Dienstleister ist Visually More – Moritz Hafermaas, Hessische Str. 31, 36179 Bebra, eingebunden. Der Dienstleister unterstützt die Arbeitsgemeinschaft insbesondere bei Formularen, Microsoft-365-Abläufen, E-Mail-Kommunikation, Websitebetreuung und Veranstaltungstechnik und erhält hierfür die zur Aufgabenerfüllung erforderlichen Zugriffsrechte. Die Entscheidung über Zweck und wesentliche Inhalte der jeweiligen Vereins- und Veranstaltungsvorgänge liegt bei der Arbeitsgemeinschaft. Soweit eine Auftragsverarbeitung vorliegt, ist diese nach Art. 28 DSGVO vertraglich zu regeln.

Zu den technisch eingebundenen Stellen gehören Microsoft als Anbieter des genutzten Microsoft-365-Dienstes und, für Nachrichten an den Verantwortlichen, dessen E-Mail-Host ALL-INKL. Der Microsoft-365-Lizenzbezug durch einen Vertriebspartner bedeutet nicht automatisch, dass dieser Zugriff auf E-Mail-Inhalte erhält.

Zum Schutz der Kommunikation werden angemessene technische und organisatorische Maßnahmen eingesetzt. Gewöhnliche E-Mails sind nicht zwingend über den gesamten Übertragungsweg Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Für besonders vertrauliche Informationen kann ein anderer sicherer Übermittlungsweg abgestimmt werden.

7. Internationale Datenverarbeitung

Für die beschriebenen Cloud- und Online-Dienste, insbesondere Microsoft 365 und gegebenenfalls Zoom, können Datenübermittlungen oder technische Zugriffe aus Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums nicht vollständig ausgeschlossen werden. Solche Übermittlungen dürfen nur unter Beachtung der Art. 44 ff. DSGVO erfolgen, insbesondere gestützt auf einen einschlägigen Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Garantien wie Standardvertragsklauseln. Informationen zu den jeweils tatsächlich vereinbarten Garantien können beim Verantwortlichen angefragt werden.

8. Speicherdauer

Korrespondenz wird nur solange gespeichert, wie sie für die Bearbeitung und Dokumentation des betreffenden Vorgangs erforderlich ist. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten, insbesondere für steuerlich oder geschäftlich relevante Unterlagen, bleiben vorbehalten. Automatisch erzeugte E-Mails und ihre BCC-Kopien unterliegen denselben zweckbezogenen Löschanforderungen wie die jeweiligen Formulardaten, soweit keine abweichende rechtliche Aufbewahrung erforderlich ist. Die Weiterleitung an Medrecht führt nicht automatisch zur Löschung noch vorhandener Kopien beim Dienstleister.

Betroffenenrechte

Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen bestehen Rechte auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und Widerspruch gegen Verarbeitungen, insbesondere nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21 DSGVO). Bei einer Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung kann diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden (Art. 7 Abs. 3 DSGVO); die bis dahin erfolgte Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Es besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), insbesondere beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg. Soweit für eine Verarbeitung automatisierte Entscheidungen einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO relevant würden, wären darüber gesonderte Informationen bereitzustellen; eine solche Entscheidung ist für die hier beschriebenen Vorgänge nicht vorgesehen.